Dolibarr, como un completo ERP y CRM de código abierto, ofrece un pipeline de ventas para ayudar a las empresas a gestionar y visualizar el proceso comercial, desde el contacto inicial hasta el cierre de la venta. Es importante destacar que las etapas del pipeline en Dolibarr son totalmente personalizables para adaptarse al flujo de trabajo específico de cada negocio.
Antes de entrar en las etapas, es crucial entender los elementos principales con los que trabajarás:
Terceros (Third Parties): Son los clientes, prospectos o proveedores. Un "tercero" puede ser una empresa o un individuo.
Contactos: Son las personas asociadas a los "terceros".
Oportunidades (Opportunities): Este es el elemento central del pipeline. Una oportunidad representa un posible negocio con un cliente potencial.
Propuestas Comerciales (Commercial Proposals): Son los presupuestos o cotizaciones que envías a los prospectos.
Pedidos (Orders): Son los documentos que se generan una vez que el cliente acepta una propuesta.
Dolibarr te permite definir las etapas de tu pipeline de manera flexible. Un ejemplo de un flujo de trabajo típico podría ser el siguiente, aunque cada empresa puede adaptarlo a sus necesidades:
Descripción: Un "lead" es un contacto o tercero que ha mostrado interés en tus productos o servicios, pero aún no ha sido calificado. Es la etapa de generación de prospectos.
Acciones en Dolibarr:
Se crea un "Tercero" y un "Contacto" en el sistema.
Se crea una "Oportunidad" con el estado inicial de "Nuevo Lead".
Se asigna un responsable de ventas.
Se registran las actividades iniciales (llamadas, emails).
Descripción: En esta etapa, el equipo de ventas evalúa si el lead es un prospecto viable. Se busca determinar si el cliente potencial tiene la necesidad, el presupuesto, la autoridad y el cronograma (criterios BANT, por sus siglas en inglés) para avanzar en el proceso de venta.
Acciones en Dolibarr:
Se actualiza el estado de la oportunidad a "Calificación".
Se registra el resultado de la calificación en los comentarios de la oportunidad.
Se agenda una reunión o llamada de seguimiento.
Descripción: Una vez que el lead ha sido calificado, se prepara y se envía una propuesta comercial detallada.
Acciones en Dolibarr:
Se crea una "Propuesta Comercial" y se asocia a la oportunidad.
Se detalla el precio, los productos/servicios y las condiciones de la propuesta.
Se envía la propuesta al cliente directamente desde Dolibarr.
El estado de la oportunidad cambia a "Propuesta Enviada".
Descripción: El prospecto revisa la propuesta y se inicia un proceso de negociación para discutir precios, términos y condiciones.
Acciones en Dolibarr:
Se registran todas las comunicaciones y modificaciones de la propuesta.
Se agenda una nueva reunión o llamada para cerrar los detalles.
Se actualiza la probabilidad de cierre para reflejar el progreso.
Descripción: ¡La venta se ha concretado! El cliente acepta la propuesta.
Acciones en Dolibarr:
El estado de la oportunidad se cambia a "Cerrada Ganada".
La propuesta comercial se convierte en un "Pedido de Cliente".
Se puede proceder a la facturación, el envío de productos o la ejecución del servicio.
Descripción: La oportunidad no se ha concretado. Esto puede ocurrir por diversas razones (el cliente eligió a la competencia, falta de presupuesto, etc.).
Acciones en Dolibarr:
El estado de la oportunidad se cambia a "Cerrada Perdida".
Es importante registrar el motivo de la pérdida para analizar y mejorar el proceso en el futuro.
Además de la personalización de etapas, Dolibarr ofrece herramientas para optimizar la gestión del pipeline:
Vista Kanban: Las versiones modernas de Dolibarr incluyen una vista de tipo "Kanban" que te permite arrastrar y soltar oportunidades de una etapa a otra, lo cual ofrece una visualización muy intuitiva del proceso de ventas.
Probabilidad de Cierre: Para cada etapa, puedes asignar una probabilidad de éxito (ej. 10% para "Lead", 50% para "Propuesta Enviada", 100% para "Cerrada Ganada"). Esto es fundamental para realizar pronósticos de ventas más precisos.
Informes y Estadísticas: Dolibarr genera informes y gráficos que te permiten analizar el rendimiento de tu pipeline, como la tasa de conversión entre etapas, el valor total del pipeline y el ciclo de ventas promedio.
Automatización (Triggers): A través de módulos o configuraciones avanzadas, puedes automatizar acciones basadas en los cambios de estado de una oportunidad. Por ejemplo, enviar una notificación por correo electrónico cuando una oportunidad se mueve a la etapa de "Propuesta Enviada".
Integración de Módulos: El pipeline está integrado con otros módulos de Dolibarr, como propuestas, pedidos, facturas y proyectos, lo que asegura un flujo de trabajo coherente y una gestión centralizada de la información del cliente.
En resumen, el pipeline de Dolibarr es una herramienta flexible y potente que, bien configurada, se convierte en el corazón de la gestión comercial, permitiendo a las empresas organizar, seguir y optimizar sus procesos de venta.