Dolibarr es un software de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de relaciones con el cliente (CRM) de código abierto, diseñado para pequeñas y medianas empresas, autónomos o asociaciones. Su modularidad le permite adaptarse a una amplia variedad de necesidades empresariales. A continuación, se presenta un tutorial detallado de sus funciones más importantes.
Una vez instalado Dolibarr, una correcta configuración inicial es crucial para el buen funcionamiento del sistema.
Información de la Empresa/Organización:
Diríjase a
Inicio > Configuración >
Empresa/Organización.
Complete todos los datos de su empresa: nombre, dirección, logotipo, información fiscal (NIF/CIF), etc. Esta información aparecerá en los documentos que genere (presupuestos, facturas, pedidos).
Activación de Módulos:
La fortaleza
de Dolibarr reside en sus módulos. Vaya a Inicio
> Configuración > Módulos/Aplicaciones.
Active únicamente los módulos que vaya a necesitar para no sobrecargar la interfaz. Los módulos fundamentales para empezar son:
Terceros: Para gestionar clientes, potenciales clientes y proveedores.
Productos y/-o Servicios: Para crear su catálogo.
Propuestas Comerciales: Para crear presupuestos.
Pedidos de cliente: Para gestionar las ventas.
Facturas a clientes: Para la facturación.
Bancos y Cajas: Para la gestión financiera.
El módulo de "Terceros" es donde administrará todos sus contactos comerciales.
Crear un Tercero:
Vaya al menú
Terceros > Nuevo Tercero.
Rellene la información principal: nombre, tipo de tercero (cliente potencial, cliente, proveedor).
Asigne un código de cliente o proveedor.
Complete la información de contacto, dirección y datos fiscales.
Guarde los cambios.
Ficha de Tercero:
Una vez creado, la ficha del tercero le ofrece una visión de 360 grados: podrá ver sus datos, contactos asociados, presupuestos, pedidos, facturas y cualquier otra actividad relacionada.
Antes de poder vender, necesita tener sus productos o servicios cargados en el sistema.
Crear un Producto/Servicio:
Vaya a
Productos
o Servicios
en el menú principal.
Haga clic en
Nuevo Producto
o Nuevo Servicio.
Introduzca la referencia (SKU), una etiqueta clara y una descripción.
Establezca el precio de venta y el tipo de IVA aplicable.
Si gestiona stock, active la opción correspondiente en la ficha del producto.
Guarde los cambios.
Este es el proceso diario de la mayoría de las empresas. Dolibarr lo simplifica y automatiza en gran medida.
Paso 1: Crear una Propuesta Comercial (Presupuesto)
Vaya a
Comercial > Nueva Propuesta.
Seleccione el cliente (tercero) al que va dirigida.
Añada los productos o servicios desde su catálogo. Las descripciones y precios se cargarán automáticamente, pero puede modificarlos si es necesario.
Valide la propuesta. Ahora puede enviarla por email directamente desde Dolibarr o descargar el PDF.
Paso 2: Convertir la Propuesta en Pedido
Una vez que el cliente acepta el presupuesto, abra la propuesta validada.
Haga clic en
el botón Crear Pedido.
Dolibarr copiará automáticamente toda la información a un nuevo pedido de cliente. Valide el pedido para confirmar la venta.
Paso 3: Generar la Factura
Desde el
pedido de cliente validado, haga clic en Crear
Factura.
Se generará un borrador de la factura con todos los datos del pedido.
Revise que todo sea correcto y valide la factura. Una vez validada, la factura adquiere un número y no puede ser modificada, solo se puede crear una factura rectificativa si es necesario.
Una vez emitida la factura, es fundamental registrar el cobro.
Registrar un Pago de Cliente:
Abra la factura que desea marcar como pagada.
Haga clic en
la pestaña Pagos
y luego en Añadir Pago.
Introduzca la fecha del pago, el importe y la cuenta bancaria donde se ha recibido el dinero.
Guarde el pago. El estado de la factura cambiará a "Pagada".
Conciliación Bancaria:
En el módulo Bancos
y Cajas, puede registrar todos sus
movimientos bancarios y conciliarlos con sus facturas de venta y de
compra. Esto le proporciona una visión clara de su tesorería.
Explore
los Diccionarios: En
Configuración > Diccionarios
puede personalizar muchos de los campos desplegables del sistema,
como los tipos de IVA, formas de pago, etc.
Permisos
de Usuario: En Inicio
> Usuarios y Grupos, puede crear
diferentes usuarios y asignarles permisos específicos para que solo
accedan a las áreas del sistema que les correspondan.
Informes y Estadísticas: Dolibarr ofrece una sección de estadísticas en la mayoría de los módulos, lo que le permite analizar sus ventas, compras y otros datos clave de su negocio.
Este tutorial cubre las funcionalidades esenciales para comenzar a gestionar su empresa con Dolibarr. La práctica y la exploración de los diferentes módulos le permitirán descubrir todo el potencial de esta potente herramienta de gestión.